Adoption of electronic evaluation system to evaluate the performance of bureaucrats

اسٹیبلشمنٹ ڈویژن متعلقہ افسر کی کارکردگی، آئوٹ پٹ اور دیانتداری کے متعلق جائزے کیلئے براہ راست رپورٹنگ آفیسر اور کائونٹر سائن کرنے والے افسر سے الیکٹرانک ذرائع سے رجوع کرے۔ کہا جاتا ہے کہ الیکٹرانک پرفارمنس ایویلیوایشن سسٹم سرکاری ملازمین کے اس بڑھتے رجحان کی روک تھام میں موثر ثابت ہوگا جس کے تحت وہ اپنے براہِ راست بالا افسر سے اپنی اے سی آر حاصل کرتے ہیں۔ کارکردگی کی یہ جانچ رپورٹس، جنہیں عموماً سالانہ خفیہ رپورٹس (اے سی آر) کہا جاتا ہے، تمام سرکاری ملازمین کی ترقیوں اور تقرریوں کے حوالے سے اہم تصور کی جاتی ہیں۔ تاہم، برسوں سے اے سی آر لکھنے کا نظام افادیت کھو چکا ہے کیونکہ سرکاری ملازمین کی ایک بڑی تعداد کے معاملے میں اے سی آر متعلقہ افسران اور ان کے اعلیٰ افسران کے درمیان تعلقات کی بنیاد پر لکھی جاتی ہیں۔ کئی معاملات ایسے ہیں جن میں یہ اے سی آرز تعلقات کی بنیاد پر افسر [جس کی کارکردگی کا جائزہ لیا جا رہا ہوتا ہے] کی خواہش کے مطابق لکھی جاتی ہیں، حالانکہ دیگر صورت میں انہیں خفیہ ہونا چاہئے۔ نقائص سے پر کارکردگی کے جائزے کا نظام حکومت کی کارکردگی پر منفی اثر ڈالتا ہے۔ ذرائع کے مطابق اے سی آر کے نظام کو تبدیل کرنے پر غور کرنے کا مقصد بیوروکریٹس کی کارکردگی اور ساکھ کے متعلق منصفانہ اور معروضی جائزہ لینا ہے۔ اسٹیبلشمنٹ ڈویژن پاکستان ایڈمنسٹریٹو سروس (پی اے ایس)، پولیس سروس آف پاکستان (پی ایس پی)، آفس مینجمنٹ گروپ (او ایم جی) اور سیکرٹریٹ گروپ سے تعلق رکھنے والے افسران کے اے سی آر سسٹم کا جائزہ لے رہا ہے۔ ابتدائی طور پر، نئے الیکٹرانک پرفارمنس ایوالیوشن سسٹم کی منظوری کے بعد پی ایس پی، پی اے ایس اور او ایم جی سے تعلق رکھنے والے گریڈ 17؍ اور 18؍ کے افسران پر اس کا اطلاق شروع ہو جائے گا۔ عمران خان کے دور حکومت میں سول سروس ریفارمز پر ان کی حکومت کی ٹاسک فورس نے نہ صرف بیوروکریسی کے ارکان بلکہ کابینہ ارکان کیلئے بھی کارکردگی کا جائزہ لینے کا نظام تجویز کیا تھا۔ لیکن دیگر کی طرح یہ اصلاحات بھی پی ٹی آئی کی کابینہ کی منظوری کے باوجود نافذ نہیں ہوئیں۔ پی ٹی آئی حکومت نے طرز حکمرانی اور پوری سول سروس کی کارکردگی بہتر بنانے کی خاطر جامع اصلاحات کی جانب ابتدائی قدم کے طور پر وزیراعظم اور وفاقی وزرا کے درمیان کارکردگی کے معاہدوں کی منظوری دی تھی لیکن اس پر عمل درآمد نہیں ہوا۔

The Establishment Division should directly approach the Reporting Officer and Counter Signing Officer through electronic means for evaluation of the concerned officer’s performance, output and integrity. It is said that the electronic performance evaluation system will be effective in curbing the growing trend of government employees getting their ACRs from their direct superiors. These performance appraisal reports, commonly called Annual Confidential Reports (ACRs), are considered important in the promotion and appointment of all government employees. However, over the years the system of writing ACRs has lost its usefulness as in the case of a large number of civil servants ACRs are written based on the relationship between the officers concerned and their superiors. There are several cases in which these ACRs are written at the request of the officer [whose performance is being reviewed] based on the relationship, though otherwise they should be confidential. A flawed performance appraisal system has a negative impact on government performance. According to sources, the purpose of considering changing the ACR system is to have a fair and objective assessment of the performance and reputation of the bureaucrats. The Establishment Division is reviewing the ACR system for officers belonging to Pakistan Administrative Service (PAS), Police Service of Pakistan (PSP), Office Management Group (OMG) and Secretariat Group. Initially, after approval of the new Electronic Performance Evaluation System, it will be applicable to Grade 17 and 18 officers belonging to PSP, PAS and OMG. During Imran Khan’s tenure, his government’s Task Force on Civil Service Reforms suggested a performance appraisal system not only for members of the bureaucracy but also for cabinet members. But like others, these reforms were not implemented despite the approval of the PTI cabinet. The PTI government had approved performance agreements between the prime minister and federal ministers as a first step towards comprehensive reforms to improve governance and the efficiency of the entire civil service, but it was not implemented.